Artikel
4D Write en 4D View naar hun Pro-tegenhangers
Geen nieuwe versie van dezelfde plugin, maar een andere technologie. Dat betekent twee soorten werk, met een heel verschillend risicoprofiel.
4D Write en 4D View waren plugins. Hun opvolgers zijn geen nieuwe versie van dezelfde plugin, maar een andere technologie met een eigen documentmodel en een eigen manier van aansturen. Dat betekent twee soorten werk: uw code en uw documenten.
De code
Elke plaats waar uw toepassing een document aanmaakt, vult, opmaakt of afdrukt moet herschreven worden. De logica blijft meestal dezelfde — u wil nog altijd een brief met de gegevens van een klant — maar de manier waarop u dat opbouwt verschilt.
Dit is voorspelbaar werk. Het is te tellen: hoeveel plaatsen, hoeveel documenttypes, hoeveel sjablonen. En daarmee is het te budgetteren.
De documenten en sjablonen
Hier zit de onvoorspelbaarheid. Bestaande documenten en sjablonen komen zelden ongeschonden aan de overkant. Opmaak schuift, tabellen lopen anders af, ingesloten objecten en berekende velden gedragen zich niet hetzelfde.
Voor een handvol sjablonen is dat een namiddag werk. Voor een bedrijf met tientallen brieven, contracten en rapporten die over jaren gegroeid zijn, is het een project op zich — en het is meestal de post die in een offerte onderschat wordt.
Eerst tellen, dan beslissen
Voor u begint, maak een inventaris:
- Hoeveel verschillende sjablonen bestaan er, en welke worden nog effectief gebruikt? In de praktijk is een deel al jaren dood.
- Welke zijn eenvoudig (tekst met samenvoegvelden) en welke complex (tabellen, berekeningen, voorwaardelijke blokken)?
- Wie beheert ze vandaag? Als gebruikers zelf sjablonen aanpassen, verandert dat de aanpak volledig.
Die inventaris bepaalt of u converteert of herbouwt. Voor eenvoudige documenten loont conversie. Voor de complexe is opnieuw opbouwen vaak sneller dan repareren wat de conversie ervan gemaakt heeft.
Onderschat de sjablonen niet. De code is te tellen en dus in te schatten. De documenten zijn dat pas nadat iemand ze een voor een bekeken heeft.
Een tussenstap die vaak helpt
U hoeft niet alles tegelijk om te zetten. Doorgaans kan de overstap per documenttype: eerst de facturen, dan de brieven, dan de rapporten. Zo blijft de toepassing bruikbaar en spreidt u het risico over de tijd.
Die inventaris van sjablonen hoort bij onze 4D assistance: eerst tellen wat er werkelijk is, en pas daarna een prijs op de omzetting plakken.